POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS
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1. INTRODUCCIÓN
En virtud de la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 (capitulo 25 y 26)
mediante los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de su grupo de trabajadores, contratistas, clientes y proveedores, información que se ha obtenido en el desarrollo de su actividad misional, por lo cual se compromete con el cumplimiento de la normativa mencionada y la protección de los derechos de las personas e informa a su grupo de interés, que adopta las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales.
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2. PRINCIPIOS
En todo tratamiento de datos personales que realice FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los siguientes:
2.1 Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de
datos personales realizado por FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.
2.2 Principio de finalidad: El tratamiento dado por FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS a los datos personales que trata, obedecen a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.
2.3 Principio de libertad: El tratamiento que realice FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.
2.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
2.5 Principio de transparencia: FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente política.
2.6 Principio de acceso y circulación restringida: FISIOSALUD DEL CAUCA
IPS SAS garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.
2.7 Principio de seguridad: FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS implementará
todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.
2.8 Principio de confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política. Para ampliación de estos principios, puede consultarse la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, así, como las demás disposiciones normativas que los modifiquen, aclaren, complementen o deroguen.
3. DEFINICIONES
3.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
3.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto
de Tratamiento.
3.3 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
3.5 Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya
recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del Titular de la
información. Por ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos del RUT, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.
3.6 Dato personal semiprivado: son aquellos datos que no tienen una
naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información, por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).
3.7 Dato personal privado: es un dato personal que por su naturaleza
íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa, por ejemplo: Nivel de escolaridad, libros de los
comerciantes, entre otros.
3.8 Dato personal sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
3.9 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de él.
3.10 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
3.11 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.
3.12 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS., identificada con NIT. 900309301-5, con domicilio Principal en la ciudad de Popayán Cauca, carrera 11 No 17N-59 barrio Antonio Nariño, Correo Electrónico: fisiosaluddcips@gmail.com, teléfono 8372909-8372930, es la responsable del tratamiento de los datos obtenidos de sus diferentes grupos de interés.
5. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Para efectos de la presente política, serán encargados del tratamiento de datos personales el Representante Legal de FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS. o quien esté designe. La mencionada área puede contactarse en la ciudad de Popayán Cauca, carrera 11 No 17N-59 barrio Antonio Nariño, Correo Electrónico: coordinacionadtivafisiosalud@gmail.com, teléfonos 8372909-8372930.
6. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
La empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS., en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus grupos de interés, los cuales en adelante llamáremos titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial o educativa) y en general con fines relacionados a nuestro objeto social, aplicando las siguientes políticas: FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, está comprometida en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, solicita a los titulares de la información los datos estrictamente necesarios. Si la empresa requiere información considerada como sensible, será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular.
FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS., solicitará a los clientes, proveedores,
empleados, estudiantes y contratistas, los datos personales necesarios para
establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial o
educativa) y en general con fines relacionados a nuestro objeto social. La
información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.
La empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, velará por el respeto y
cumplimiento de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles dado el caso.
7. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos de los usuarios tienen como finalidad la utilización de los datos personales para la correcta prestación del servicio a cargo de FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, proveer los servicios requeridos, Informar sobre nuevos servicios o cambios de los mismos y llevar a cabo funciones o tareas propias nuestro objeto social.
La base de datos del recurso humano, busca tener actualizada la información de los empleados y contratistas y pasantes en aras de que la relación laboral, contractual y educativa se desarrolle de manera adecuada.
Así mismo, se utiliza para evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral,
crecimiento personal, bienestar, seguridad, salud en el trabajo, Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación), efectuar el proceso de Remuneración, ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas, cumplir con exigencias judiciales, suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida, en general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
La base de datos de Ex empleados y Ex contratistas tiene como finalidad tener a disposición de la empresa la información para una nueva contratación, en caso de ser requerida por el mismo titular o entes públicos o cualquier otra finalidad.
La información de los contratistas proveedores es utilizada por FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS para desarrollar las relaciones contractuales que con ellos se generan, entre ellas las comerciales y cualquier otra finalidad.
8. DEBERES DE LA EMPRESA FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS
8.1. Garantizar al usuario el pleno y efectivo derecho constitucional de habeas data.
8.2. Mantener la información en condiciones de seguridad y privacidad.
8.3. Hacer uso de la información para los fines misionales y previstos en la ley.
8.4. Tramitar de manera oportuna los reclamos que tengan los titulares frente a la información consignada en la base de datos.
8.5. No vender, circular o intercambiar la base de datos, sin causa legal o
contractual que lo justifique.
8.6. Se debe conservar prueba del cumplimiento de la información suministrada al Titular, y cuando éste lo solicite, entregarle copia de esta.
8.7. Al momento de solicitar al Titular la autorización la empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente:
El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad
del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas,
cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas,
niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
8.8. El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes deberá
cumplir con el requisito de responder y respetar los derechos prevalentes de este grupo poblacional, y sus derechos fundamentales.
8.9. El representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización para el tratamiento de los datos personales del menor.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los datos personales y datos personales sensibles tendrá los
siguientes derechos:
9.1. Conocer, actualizar y rectificar los datos que aparezcan en la misma. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
9.2. Conocer porqué y para qué la empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS., recolecta información en base de datos.
9.3. Revocar en cualquier momento la autorización dada para contener
información personal en las bases de datos de la FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS.
9.4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento del responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
9.5. Poner queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando
considere que le ha sido violado por parte de empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS., su derecho al Habeas Data.
9.6. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
9.7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. CASOS QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
10.1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
10.2. Datos de naturaleza pública.
10.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
10.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
10.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
11. ENTREGA DE INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en el Art. 13 de la Ley 1581 de 2012, podrá suministrarse a las siguientes personas:
11.1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
11.2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
11.3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
12. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el área de Administrativa de la empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS., la cual una vez reciba la solicitud de acuerdo con el capítulo siguiente la remitirá al área responsable del tratamiento del dato.
13. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
13. 1. El Titular de la información contenida en la base de datos de la empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS. o por su representante legal, podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las mismas, mediante un correo electrónico enviado al correo coordinacionadtivafisiosalud@gmail.com o mediante escrito en forma física el cual podrá dirigir a la Carrera 11 no 17N-59 barrio Antonio Nariño de la ciudad de Popayán Cauca:
13.2. La solicitud debe ser a nombre propio y en caso de ser solicitada por un tercero se debe aportar autorización debidamente autenticada, en la solicitud se debe expresar claramente lo que se pretende, ya sea conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la información que se encuentra contenida en una base de datos. Además, deberá contener los datos de contacto del peticionario como teléfono, dirección y correo electrónico para poder darle una respuesta.
13.3. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de
solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.4. Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán
contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.5. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. De igual forma, si Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
13. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS, tiene la obligación de conservar los datos personales o el Encargado del Tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.
14. VIGENCIA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de la empresa FISIOSALUD DEL CAUCA IPS SAS.